广西三威林产工业（集团）有限公司
潘仲年
采购与付款可能是企业经营管理中的最薄弱环节，在许多企业中，采购成本已占了企业总成本的60%以上。企业的采购与付款活动，容易滋生“跑、冒、滴、漏”现象，容易出现以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等违法违纪行为。建立对企业采购与付款活动标准化、规范化的作业程序，加强对采购与付款的内部控制，能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的，在一定程度上企业等于获得了利润。
一 企业采购与付款活动容易出现的问题
1. 岗位分工不明确。容易出现请购与审批、询价与确定供应商、
采购合同的订立与审计、采购与验收、采购、验收与相关会计记录、付款审批与付款执行等业务由同一部门或个人办理。
2. 没有建立严格授权批准制度。容易出现越权审批、重要和技
术性较强的物资采购部不实行集体决策和审批，甚至未经授权的部门和人员也办理采购与付款业务。
3. 业务员虚列采购。即会计员或采购员利用制度上的漏洞，伪
造采购业务事项，达到支取货款、私饱中囊的目的。具体表现为：
· 伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票支取货款；
· 本单位与客户有关人员内外勾结，以假发票、加进货进行冒假骗取货款；
· 会计员、仓管员、采购员相互勾结开具假发票及加入仓单入账；
· 会计员指边记帐凭证，不服原始凭证，虚支货款；
· 涂改以前年份的购货发票在本期支取货款和入账。
4. 会计人员或其他人利用押金抵物时，将收回押金作为采购支
出报账，在收回押金时采取收款不记账办法侵吞。
5. 业务员利用管理漏洞相互勾结，将采购单据报账，贪吞货物。
6. 业务员利用职务方便，将发票单价及金额土改为大数，虚报
货款，将多付差额侵吞为既有。
7. 合同条款中的舞弊行为。有的采购合同条款只标明所要订购
的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。一些采购人员往往利用这一漏洞，“偷梁换柱”，用高
价格购置低等级、低质量、低性能的产品。
8. 业务员假借招投标方式采购进行舞弊。采用招投标方式
采购的
价格比非招标方式采购的
价格还高。行为主要包括：限制有竞争力的供应商参加投标、确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结、评标人员在评标中不能正确参与决策、监督机制或监督人员不到位或不能正常发挥作用。
9. 业务员假借产品附件或赠品不被人们关注进行的舞弊。多数
单位对采购产品的附件或赠品不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品窃为己有；与供应商勾结将附件作为另一项交易事项。
10. 业务员索取回扣。
二 加强内部控制管理，规范企业采购与付款行为
企业结合自身特特点和管理要求，建立健全采购预付款内部控制制度。
1. 企业采用报告会、参观学习、座谈会等形式，对有关人员进
行业务素质培训，提高相关人员的思想素质，使之具备良好的业务素质和职业道德，从根本上防止不正之风的产生、蔓延；
2. 实施岗位责任制，明确职责、权限，使办理采购与付款业务
全过程不相容岗位分离，部门和个人之间相互制约，相互监督；
3. 加强了企业效能监察作用；
4. 定期开展财产清查。
三 采购与付款考核要点
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条款 |
审核要点或说明 |
审核方法 |
可能出现的不合格事实 |
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物料请购 |
l 请购单的提出是否按存量基准、用料预算，参考库存情况开立请购单，并注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项
l 明确请购部门、主管部门各自职责和主管核准权限
l 是否按请购方式的要求操作？
l 存料管制基准是否形成文件
l 物料预算、需求量的确定
l 请购事项的变更如何处理？ |
l 审查有关部门请购单，询问请购过程，检查、询问各生产部门、企管处计划员、仓库管理员提出请购的根据是什么？
l 查是否有生产所需物料无人请购或重复请购？
l 查审批权限是否确定？审查是否有没有主管部门、主管领导签字同意就实施采购？
l 查请购单位对于请购材料的规格或数量、采购进度变更时，是否立即函洽或电告采购单位，有否记录，对交货期、数量、型号或其他事项有异议时，采购单位是否知会请购单位，或请示主管部门，查清购单记录
|
l 仓库和使用部门之间信息不顺畅，引起请购量不准确、品名规格不统一；需求日期不切实际，引起采购困难或失误
l 相关部门相互推诿
l 过多临时请购单；或在正常情况下没有请购就实施采购；或紧急采购没有及时补板请购单；
l 没有注明紧急请购或没有说明紧急采购原因；
l 非紧急采购情况下没有采购计划就采购，后在月度计划或临时计划注“补计划”，绕过审核程序
l 请购单没有注清物料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项等，引起采购失误
l 经常出现超存量或常备物料无存货现象
l
l 采购人员对采购事项有异议时，只是口头通知请购单位，或压放不处理，或为最终不按请购单内容采购、不按质按量按期采购找籍口
l 招待性物资如饮料、香烟、茶叶及其它特购物资；食堂厨具、耗用品及食品宿舍用品；贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等；书籍、杂志、报刊、名片、文具等属公司办公室办理采购，可能不办理相关请购手续，并没有制订核定权限
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采购作业 |
l 采购责任部门分工：供应处负责生产原材料、日用化工材料、五金件、专用设备零配件和通用设备及其零配件、进口设备和需进口的零配件的采购，设备动力处负责关键设备零配件及电控件的采购（外加工）
l 采购方式选择
l 供应商选择和定期评价：从 价格、品质、交期交量和配合度（服务）及各方面考核供应商 l 外协加工管理
l 采购进度
l 物料退换 |
l 查入库单，是否按各责任分工操作
l 查大宗原材料是否按公司要求招标；经常使用的较大宗材料采购部门是否选定供应商，根据报价等呈主管领导核准
l 查供应商的初选及选择条件；供应 商品质保证能力的调查（有时需样品品质鉴定）及记录；供应商评估内容及步骤的确定，是否有文件性规定；供应商评估的审核与批准是如何操作；合格供应商的批准和档案的建立；是否对合格供应商的供货情况进行定期监督和考核，如何实施？是否根据需要定期选择供应商，如何进行优胜劣汰？监督以及发现问题如何处置，有否程序和记录？ l 是否对采购质量进行有效控制：查有否建立质量保证、验证方法和解决争端的协议
l 审查是否建立外协加工管理办法，是否进行厂商调查，厂商选定的方法和基准是什么？有否记录？如何进行品质保证？要求提供相关文件、记录。
l 查是否填写采购进度控制表，检查需求量、需求时间和实际进度，是否超前或延迟；不能按既定进度完成作业时，是否填写“进度异常处理单”并注明异常原因及预定完成的日期，呈主管领导和有关部门。
l 查检验单、不合格品处置单，跟踪相关物料退换过程，是否符合出入仓、进出门、票据核销等手续 |
l 有关部门相互推诿，引起采购失误；或重叠采购
l 采购部门没有根据材料使用及采购特性选择采购成本最低的方式
l 没有供应商评估考核程序或有关规定；供应商评估简单化；没有建立合格供应商档案；没能定期考核或选定供应商
l 缺乏文件性的协议或合同，或对采购质量没有明确规定
l 对外协加工厂商管理、合同签署都没有进行
l 不填或没有按实际情况填写采购进度控制表，引起采购物资提前或延迟到货；或填写进料计划（数量/日期）但实际操作不按计划进行；不能按既定进度完成时，不能及时反馈
l 不办理相关手续就进行物料退换，引起库存量、货款核算的误差 |
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货物验收： |
l 是否明确采购物料活动验收？这些活动是否得到实施；
l 是否制订验收规范？，是否在采购文件（如合同）中作了验收要求的说明？实施情况如何？
l 是否核对请购单？
l 验收程序 |
l 向采购部门了解采购后如何送检。
l 向检验部门了解实际采购验收情况和方式
l 查阅验收规定和验收记录以核实验收实施是否符合规定
l 查收料人员是否按请购单的内容核对，如何记录
l 所购物料与请购单内容不符，物料破损、变质、受潮、物料超交短交如何处理，是否开具待处理单待处理
l 紧急采购物资如何验收，事后是否办理手续
l 审查外协件如何验收、退货，是否有验收标准？
l 查验收人是否为独立于采购、发运、财务和仓库保管员的其他人 |
l 没有形成文件性的验收规范和方式
l 未能按对应的请购单验收、核对；无记录或没在已完成的请购单上做标记
l 紧急采购无任何手续，事后也不办理手续 |
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采购付款 |
l 付款手续
l 物料短交、损坏处理
l 物料缺货、损坏追索 |
l 查物料付款各种单据是否齐全，是否执行审批制度
l 预付款是否提供有相关的合同协议，是否作记录，采购完毕后如何核销
l 全部或部分预付货款，但超交货期多长时间为超期，如何追索
l 有否执行限期追索
l 因质量不合格、数量不足与供应商有争议，如何协商？是否扣款，如何实施，有否记录？
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l 仓管员、采购员隐瞒供货事实，引起货款损失。
l 货物数量短缺，事后补货开票时将单价提高
l 预付款后，数量、质量有问题，采购人员不及时处理，长期拖欠 |
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防止虚列采购 |
l 会计人员或采购人员利用材料采购业务管理及核算上的漏洞，伪造材料采购的业务事项，达到支取货款、私饱中囊的目的 |
l 审查采购业务原始凭证的真实性，以落实是否采取伪造或涂改凭证的手法进行舞弊
l 审查采购业务原始凭证的合法性，以落实是否用自制或假发票进行舞弊
l 审查采购业务记账依据的完备性，以落实是否采取无证记账德的手法舞弊
l 审查采购业务处理的正确性，以落实是否利用帐务处理的技巧套取现金或转移资金 |
l 伪造原始凭证，用自制凭证代替购物发票以支取货款
l 本单位人员与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行舞弊
l 财务人员、仓管员、采购员相互勾结开具假发票及假入库单入账，共同分赃
l 会计人员无证记账、虚支货款，即只编制记账凭证，不附原始凭证
l 涂改以前年份的采购发票在本期支取货款和入账
l |
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查处押金抵物现象 |
l 会计人员利用材料核算及管理上的可乘之机，把应向客户收回的保证金（如向库户借用包装物等所交纳的押金等）抵作材料采购入账，并把其款项侵吞为己有 |
l 审查材料采购的记账依据是否真实、合法，以落实是否将押金收据作为入账依据
l 审查材料采购的 价格是否合理，以落实是否将应退的包装物 价格一并计入的情况 l 审查押金核算的帐务处理是否正确，以落实是否不通过往来科目而直接作采购支出报账
l 向有关部门及人员进行询证以落实押金是否退回，是否直接侵吞 |
l 将应收回的押金作为采购支出报账，在收回押金时采取收款不计帐的办法直接侵吞现金 |
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防止有单无货发生 |
l 采购员（或会计员、仓管员）相互勾结利用采购管理上的漏洞与可乘之机，以正式的采购单据报账结算，但却将实物窃为己有 |
l 审查采购业务内部控制的完整性，以判断其是否存在薄弱环节和漏洞，进而分析其是否有发生舞弊的可能性
l 审查采购业务原始凭证的真实性及合格性，以落实其是否以伪造、涂改、编造原始证的手法进行舞弊
l 审查验收制度是否严密，以落实其是否有单无货、将财物窃违己有
l 审查采购业务记账依据的完备性及账务处理的正确性，以落实其是否凭空入账、套取现金 |
l 采购内部控制不完善、材料验收入库及报账制度不严密，如不办入仓单就报账
l 合伙舞弊、采购员与验收人（仓管员）或会计员相互勾结，采取开假入库单等方法报账 |
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涂改发票 |
l 采购人员利用经营或经办购买货物业务的职务便利条件，将供货方开具的发票的单价及金额擅自涂改为大数，然后采取虚报货款的手段骗取财物处的信任，使财物处多付货款并将其差额侵吞为己有 |
l 鉴别发票的真实性，检查是否有涂改的痕迹
l 向供货客户调查询证，落实其发票 价格的真实性及经济业务的真相 |
l 涂改发票
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广西三威林产工业有限公司仓储物流管理考核细则
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条款 |
审核要点或说明 |
审核方法 |
可能出现的不合格事实 |
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验收入库控制 |
l 检查是否对交货凭证进行审核，防止无任何请购、审批手续的物料流入仓库
l 数量检验，核实超交、短交情况
l 时间检验，以利于生产进度控制
l 质量检验，保证采购物料符合公司质量要求
l 发票检验，结合入库单作付款凭证之一 |
l 大额的存货采购是否签订购货合同，有无审批制度，如何发现，有谁审核？
l 物料的入库是否严格履行验收手续，对名称、规格、型号、数量、质量和 价格等是否逐项核对，并及时入账 l 检查入库物品是否有明显质量问题，是否执行退货手续？让步收货办什么手续？
l 检查是否确认入库物品伴随凭证？发现问题是否及时与供应处和生产部门联系？
l 是否按请购单验收，是否在单上作入库标识，是否重复收货入库或根本没有请购照样收货？
l 紧急请购如何验收，是否补办手续？
l 检查是否核对请购单、发货清单、实际收货数量，多交和欠交如何处理，迟交是否及时反映，如何知道迟交？
l 实际交货和请购单中的交货期是否相符？物料是否及时入账？供应商过早交货，如何处理？
l 是否按相关检验规程进行检验？是否有检验记录？是否凭检验报告入库？不合格物料的让步使用、返工、退换、退货是否进行，有何记录？是否在交货经过检验后才审核发票并付款？检验发现问题如何索赔？
l 发票与实际交货是否对应？多交或欠交怎么办？是否存在分批发货，一起开票？采购协议约定条件是否与发票数据一致？是否存在市场 价格，发票与市场 价格差异多大为合理？物品成本和运费是否分开票？ |
l 无合同或协议，对相关的质量保证、付款条件、交货期等不作明确约定。
l 见货就收，不作任何核对。
l 有质量问题不报告，或需检验的物料没有及时送检
l 没能对交货凭证、数量、交货时间、质量和发票进行审核
l 紧急采购操作混乱，或常常以紧急采购为借口绕过审批手续而达到采购目的
l 不按检验规程操作 |
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领料管理 |
l 对出库物料实施控制，确保领料数量和质量能满足生产需要 |
l 了解发料是否按规定办理，是否及时登记仓库帐并与会计记录核对 |
l 领用后发现质量问题没有及时退回
l 任何人都可以领料
l 工具、劳保的领用没有相关主管部门的批示 |
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储存管理 |
l 5S管理
l 储存、保管、搬运管理
l 帐务和表单
l 滞料及滞成品管理 |
l 5s管理。查是否制订完整的规范？是否对仓库物品进新整理、整顿？地面、墙上、天花板、门窗是否打扫干净，无灰尘杂物；查是否对工作台、各种工具进行清理，对污染源、噪音进行保护；是否每天坚持作5S，随时自我检查、互相检查？检查仓库员工是否穿工作服且整洁得体，言谈举止文明有礼，工作精神饱满，时间观念强？
l 库存限制。查是否根据库存量进行存货？是否按《产品防护管理办法》对材料、半成品和最终产品的搬运、包装和储存规定进行操作？
l 检查是否划分待处理区、合格品区（优等品）和不合格品区？储存条件是否满足通风、通气、通光，保持空气流畅，场地干燥；检查是否坚持三原则：防火、防水、防压，定点、定位、定量，先进先出。
l 安全检查。检查危险化学物品和易燃易爆品是否进入制订区域，并专人保管。仓内严禁烟火，经常检查电力设施、消防设施，是否认真做好防火、防水、防锈、防腐、防蛀、防磨、防爆、防电、防盗、防晒、防倒塌、防变形等安全工作？
l 检查是否坚持每日巡仓和物料抽查；对仓库内保存期满的产品，是否及时通知有关部门检验，变质物料是否及时隔离及处理。
l 抽查是否对每一物料建立物料卡，所有物料建立完整的账目和报表
l 抽查是否对送领物料的 资料不全或缺损时，由无特殊批准，还违规收发；查是否非收发料时间私自收发料，私自收发已经确认的不合格品，私自使用仓库物品，私自将未经检验或无标识的物料入仓 l 检查是否超高、超快、超量搬运物料。
l 是否及时对物料进行防雨淋措施是否定期清理仓库呆滞料和不合格品。 |
l 其他闲杂人员随便进出工作时
l 不按要求穿工作服
l 干与工作无关的活，串岗
l 不按厂内机动车管理规程操作
l 合格品、不合格品、待检品混放
l 没能坚持先进先出原则
l 危险化工品未按照有关规定存放
l 不巡仓或记录不全
l 无物料卡
l 帐物不符 |
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盘点、调拨与借出借入 |
l 盘点
l 物料调拨与借出借入 |
l 查是否建立定期盘点制度，发生的盘盈、盘亏、毁损、报废是否及时按规定审批处理
l 查是否有统一的借出、借入手续？是否经过主管副总经理核准后方办理借出、借入手续？借入物料和借出归还物料是否经过质检部门检验？如何办理出入仓？不能按期归还得如何处理？ |
l 盘点前后在报表上做手脚，以达到帐物相符
l 未经批准私自借出、借入存货，以白条抵充物料 |
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防止存货舞弊 |
l 防止内外勾结套购盗卖、盗窃私分
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l 核对进货原始凭证，看是否有涂改、伪造、一证两用等现象
l 核对入库单。审查进料有无经手人、验收人签字，有无入库单。对无入库单的材料，检查实物帐及进销存情况，看是否相符
l 相互核对原始凭证、入库验收单、仓库材料明细账，发现疑点，在从对方查证落实。特别注意无进货凭证、非正式凭证、抬头不相符的凭证、经过涂改的凭证，应从证到物、由物到人仔细清查
l 对一般可办领退手续的，审查领料单是否真实？消耗量是否与“产成品”或“销售”数量相符？已领未用部分是否作假退料处理？
l 对于不办退料手续，以盘存定消耗的，将盘存底表、盘存表、明细账、材料收发结存表、卡片等进行相互核对，由无漏汇、抽换、涂改、脱节等现象？盘存表分类汇总金额于“材料分类账余额相核对有无不一致的地方？主要原材料查进、销、存数字，特别是成件、成个无自然损耗的品种 |
l 发票报账，实物拿走
l 重复进货进料，有的将已挂失作废的凭证重进料，甚至将以往年度进货凭证，从传票中抽出来涂改年份又报一次
l 相互勾结、开假发票进货
l 抬高单价，扩大数量，多取货款，双方分赃
l 公家购进，私人送礼
l 大批进料，有单无货，直接转手倒卖
l 送展送验产品不收回，私人侵吞或销售不交款
l 销货退回，至退款退票，退回货物不交库
l 盘溢材料，假报购料
l 高价购进，少数人低价私分
l 涂改领料单，虚报领料 |
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可能的贪污行为 |
l 监守自盗：保管员利用可乘之机和职务的方便条件，将其保管的财物侵吞为己有 |
l 审查原始凭证（发票、入库单、领料单等）的真实性、合理性等，已判断其是否蓄意舞弊
l 核实原始凭证与材料账单（卡）的一致性，已落实是否制造假帐进行舞弊
l 复算实物帐的账面余额是否正确，已落实是否制造计算差错进行舞弊
l 审查材料盘亏及报孙的记账依据是否真实、合理，是否经领导批准，已落实是否蓄意舞弊
l 审查材料的消耗记录、领料记录及有关原始凭证是否真实、合理，已落实是否将贪污的财物按领料单入账 |
l 在原始凭证（入库单、领料单）上弄虚作假
l 不按原始凭证登记实物张（卡），故意制造假帐
l 涂改实物张（卡）或故意制造计算差错
l 作为材料空亏，损耗报账
l 与财会人员（或领料员）相互勾结，将其贪污的财物按领料入账，共同分赃 |
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可能的贪污行为 |
l 窃取产成品：保管员、检验员及其他业务人员在产品入库过程中，利用职务上的便利条件和管理漏洞，侵吞产成品 |
l 调查产成品出入库业务内部控制制度的严密性及有效性，以分析其是否有舞弊条件及机会，并判断其舞弊方式及环节
l 进行帐实、帐卡核对，已落实产成品是否隐匿不报，伺机转移
l 检查产成品报废处理手续的合规性，已落实是否已报废为名而进行舞弊 |
l 完工产品隐匿不报，伺机转移，多发生在生产厂
l 完工产品已多报少，侵吞余数
l 把合格品（优等品）作废品转入废品仓库，然后转移或处理“废品” |
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可能的贪污行为 |
l 内套外转：有关业务主管人员从本单位内部套购出财产物品，非法将其加价出售，采取虚设账号或借用外单位帐号等手段将加价款套取为现金，占为己有 |
l 向有关往来客户了解业务真相
l 向开户行调查询证，看其有无套取现金
l 向出借账户的单位及开户行调查询证，落实是否接户结算 |
l 内部套购，外部套取现金 |
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可能的贪污行为 |
l 转销产成品：有关人员（包括主管）在产成品核算及入库等事项中，利用职务上的便利条件，采取弄虚作假的手法，冲销产成品记录，并将其侵吞为己有 |
l 对产成品明细账与仓库实物帐（卡）相核对，看其发生额是否一致，已落实是否采取红字冲销的手法贪污舞弊
l 检查产成品贷方发生额的真实性，已落实是否已盘亏、报废、新产品试制费等名义转销产成品进行舞弊
l 检查结转销售成本的会计帐务处理是否正确，已落实是否故意以售价结转而进行舞弊 |
l 保管员与必须其他人共同舞弊才能贪污实物；会计人员可单独贪污货款
l 入库后不记产成品明细账，直接在仓库记录中冲销
l 登记产成品明细账后，以盘亏、报废、新产品试制费等名义转销
l 发生销售后，不记销售收入帐，直接已销售 价格结转产成品销售成本，将其工厂成本预收价之差额的实物或货款司机占为己有 |
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